5 ошибок, тормозящих автоматизацию при помощи Битрикс24

Битрикс24 помогает автоматизировать многие бизнес-процессы.

Но… К сожалению, до сих пор многие компании используют возможности Битрикс24 по минимуму. С этим мы сталкиваемся в своей практике, когда заходим в проект по оптимизации и автоматизации бизнес-процессов. И порой странно видеть, когда тариф клиентом выбран максимальный, а используется удивительная по возможностям CRM, чуть ли не как записная книжка.

Сегодня хотим рассказать о 5 ошибках, которые создают препятствия при автоматизации бизнес-процессов.

  1. Нет описания текущих бизнес-процессов компании.
  2. Свое понимание Заказчиком сущностей Битрикс24 Лид и Сделка.
  3. Дублирование воронок Лида и Сделки.
  4. Не внедрены регламенты для сотрудниках.
  5. Отсутствие техзадания для автоматизации.

1. Нет описания текущих бизнес-процессов компании

И получается автоматизация «на коленке». Как правило, задача ставится программисту компании либо наемному специалисту, сообщая «как мы хотим это видеть». И дальше получается то, что получается.

Да, настроены триггеры, роботы, но хаотично.

Обязательные поля в карточках сотрудникам приходится заполнять еще не владея информацией, наобум. Это приводит к раздражению.

Например, требуется обязательное заполнение частоты закупок и номера договора в Карточке Компании и в Карточке Лида, когда еще неясно, а является ли Лид качественным. Возможно, с ним никогда не будет налажена работа. О каком номере договора тогда может идти речь?

Как поступаем мы, работая в проекте

Описываем бизнес-процессы компании либо отдела. Уровень проработки может быть разный. Это зависит от поставленных задач. И уже исходя из текущих бизнес-процессов и пожеланий Заказчика выстраивается план автоматизации. Он утверждается, и мы приступаем к работе.

2. Свое понимание Заказчиком сущностей Битрикс24 Лид и Сделка

В каждой компании есть своя логика работы. У Битрикс24 тоже. До сих пор мы встречаемся с тем, что в Лидах застревает огромное количество клиентов, которых так и не выводят в сделку. Но минуя Сделки Битрикс24 производятся отгрузки «застрявшим» в Лидах клиентам. Подтверждение этому находим в 1С.

Как поступаем мы, работая в проекте

Проводим обучение для персонала, записываем обучающее видео по порталу Заказчика. Это позволяет сотрудникам быстро находить нужную информацию и сильно облегчает адаптационный период для новых сотрудников. Осуществляем поддержку сотрудников, отвечая на возникающие вопросы.

3. Дублирование воронок Лида и Сделки

У менеджеров начинается путаница в голове. И происходит либо дублирование информации либо работа только в 1 из сущностей. Чаще всего это приводит к тому, что Битрикс24 становится заменой старому доброму блокноту. А руководитель радуется даже тому, что он может увидеть, чем заняты сотрудники.

Как поступаем мы, работая в проекте

Исходя из особенностей компании подбираем для клиента варианты лучших решений. Выстраиваем воронки, обучаем руководителей. Параллельно часто происходит коррекция и регламентация текущих бизнес-процессов.

4. Не внедрены регламенты работы сотрудников.

Регламент, согласно «Краткому словарю видов и разновидностей документов»(М.; 1974) — это свод правил, определяющих порядок работы предприятия.

Правила — свод обязательных для выполнения требований и норм.

Если в организации делегирование в виде личного поручения преобладает, то это вносит определенный хаос. Соответственно, и в Битрикс24 каждый сотрудник работает на уровне своего понимания системы. Отсюда недовольство руководителя. И чем больше штат компании, тем хуже проходит информация.

Регламенты, написанные понятным языком становятся также большим подспорьем для новичком. В каждой компании правила разные. И лучше знать изначально, чем прийти к пониманию путем проб и ошибок.

Регламенты помогают также оценивать работу сотрудника беспристрастно.

Как поступаем мы, работая в проекте

Изучаем текущую должностные инструкции и регламенты. Сверяем их актуальность с текущими бизнес-процессами. Вносим коррективы или разрабатываем с нуля. Зная текущие бизнес-процессы и процессы, где проходит оптимизация, эту работу можно выполнить в короткий срок.

5. Отсутствие техзадания для автоматизации

Техспециалисты жалуются, что Заказчик не может составить адекватное техзадание и из-за этого приходится переделывать. Заказчики жалуются на то, что приходится самому все придумать, а потом еще написать техзадание на понятном для техспециалиста языке.

Как поступаем мы, работая в проекте

Когда за спиной сотни реализованных проектов по оптимизации, то понять, что хочет Заказчик достаточно просто. Зная возможности Битрикс24, мы воплощаем пожелания Заказчика в жизнь. Даже Облачный Битрикс24, на внедрении которого мы специализируемся, позволяет автоматизировать больше, чем изначально предполагает Заказчик. И даже не это самое главное. Компания начинает структурироваться и появляется больше порядка. Больничный или увольнение ключевого сотрудника перестают быть проблемой. Регламенты, прописанные изначально на бумаге, встраиваются в систему автоматизации.

Автоматизация бизнес-процессов шаг серьезный и необходимый. В процессе находятся точки роста и компания постепенно меняется и растет. Это работа проектной группы в которую включаются руководители и ведущие специалисты отделов.

И поэтому лучше начинать описание бизнес-процессов компании на раннем этапе. Как сказал очень верно один из наших клиентов: «Лучше сразу делать «начистовую», с возможностью новых редакций, чем позднее пытаться систематизировать хаос».

Если у Вас возник вопрос: «С чего начать?» Записывайтесь на консультацию.

Мы поможем.

Поделитесь в соцсетях:)

Обсуждение закрыто.